12 étapes pour organiser un marathon réussi

Les personnes à l’origine de certaines des plus grandes courses du pays donnent des conseils pour démarrer un marathon du bon pied.

C’est une chose de courir un marathon et une autre d’en organiser un en tant que directeur de course. De nombreux organisateurs affirment que les nouveaux planificateurs n’ont aucune idée de ce qu’il faut – que ce soit en termes d’argent, de temps, de talent ou d’infrastructure – pour organiser un événement majeur comme une course de 26,2 miles qui envahit une ville.

Nous avons parlé à plusieurs organisateurs de marathons à succès pour obtenir leurs conseils sur la gestion d’un événement expert.

1. Commencez vite par le marketing.

« La plupart des courses ne mettent pas assez d’argent dans le marketing. Elles pensent que la communauté des coureurs est simplement à la recherche d’une autre course et que le bouche-à-oreille est suffisant », explique Shawn Verhoff, codirecteur de course du Flying Pig Marathon de Cincinnati, qui a organisé 24 marathons. « L’offre est supérieure à la demande en ce moment. Lorsque vous lancez un événement pour la première fois et que vous supposez que les gens vont y venir, ce n’est jamais une bonne chose. »

2. Obtenez rapidement l’adhésion des responsables municipaux et du public.

Les directeurs affirment qu’il est essentiel d’obtenir l’adhésion du public dès le début. « Si le département de la police a son mot à dire sur l’orientation du parcours et l’installation de barriere police, plutôt que le département du commerce, vous serez mieux loti », affirme M. Verhoff, qui dirige sa propre société de gestion d’événements. « Vous devez obtenir l’adhésion des gens sur le terrain. Ils doivent avoir l’impression que c’est aussi leur idée. »

3. Commencez à planifier plus tôt que vous ne le pensez.

Selon la ville ou le service des parcs et loisirs ou de la police, la planification et l’obtention des permis peuvent prendre de 18 mois à deux ans pour obtenir l’adhésion, dit Verhoff.

4. Élaborez un vaste programme de sensibilisation de la communauté.

Assurez-vous, entre autres, que le public est au courant des routes qui seront fermées afin d’éviter tout problème le jour de la course. « Si l’on élimine l’élément de surprise grâce à un vaste programme de sensibilisation de la communauté, tout le monde s’entend bien », explique Mme McGillivray. « Si vous ne le faites pas, il sera difficile d’obtenir à nouveau le permis ».

5. Incitez les marathoniens à participer à plusieurs courses.

L’époque où l’on n’accueillait qu’un marathon est révolue. La plupart des événements de course à pied ont un 5 km, un semi-marathon, une course pour enfants et d’autres événements.

À Cincinnati, le Flying Pig Marathon met en valeur l’héritage de son sponsor Skyline Chili’s avec le 3-Way Challenge qui comprend une médaille supplémentaire pour les participants qui courent le 5 km et le 10 km le samedi et le semi-marathon le dimanche ; le 4-Way Challenge pour ceux qui courent le 5 km, le 10 km et le marathon ; ou le 4-Way Challenge with Extra Cheese pour les coureurs qui ajoutent une course de 1 mile à la bière le vendredi soir.

6. Faites de l’événement un événement tout compris.

Les directeurs de course affirment qu’il est important d’impliquer les membres de la communauté locale dans des activités destinées aux participants de toutes capacités.

Le marathon de Boston propose une course handisport, des courses pour hommes et femmes en fauteuil roulant, ainsi qu’une division pour les vélos manuels et les duos.

À Cincinnati, en plus des courses pour enfants et pour chiens, la PigAbilities est une course d’un kilomètre « marche, roule ou flâne » pendant le dernier kilomètre du marathon. À Ogden, dans l’Utah, afin d’impliquer davantage la population locale, le maire organise une « promenade du maire » d’un kilomètre le vendredi soir précédant le marathon, qui se termine par la remise de pièces commémoratives par le maire.

7. Vous n’avez pas toujours besoin de payer pour des bénévoles.

Si de nombreux marathons paient des groupes à but non lucratif pour envoyer des bénévoles, ce n’est pas forcément le cas pour toutes les courses. À Ogden, M. McBride explique que les 16 postes de secours sont gérés par des bénévoles locaux non rémunérés issus d’églises, de groupes sportifs de lycées et d’organisations à but non lucratif. McBride paie environ 30 personnes pour les équipes de sécurité et de production.

8. Soyez créatifs avec les postes de secours.

Chaque poste d’assistance du marathon d’Ogden a un thème. Certains bénévoles s’habillent en pirates, d’autres en Teletubbies. Il y a même un poste « pancakes-and-bacon ». « C’est au kilomètre 23, quand vous sortez du canyon et que vous pouvez le sentir, » dit McBride.

9. Les protocoles de sécurité du marathon ont changé pour tout le monde.

L’attentat de 2013 au marathon de Boston a tout changé pour les courses. « Il y a cinq ou six ans, vous ne voyiez pas de membres du SWAT dans les environs. Toutes les courses n’avaient pas de chiens renifleurs de bombes comme c’est le cas aujourd’hui », explique Verhoff. « Nous avons maintenant une équipe du SWAT à l’événement. Les gens apprécient leur présence. Ils viennent en tenue tactique complète. Les gens prennent des photos avec eux et ils considèrent cela comme un excellent moyen de s’engager auprès de la communauté. » De même, assurez une présence médicale importante, au cas où.

10. Faire monter les enchères pour les équipes médicales.

Plus de personnes participent aux marathons, et beaucoup se sont moins entraînées que les participants du passé – une des raisons probables pour lesquelles les blessures ont fait baisser le nombre de finishers en 2015. « Si vous en avez trop, cela peut être accablant », dit McGillivray. Il suggère d’embaucher du personnel médical formé qui comprend comment trier sur un parcours, ce qui est différent d’une salle d’urgence.

11. Le taux de désistement est élevé.

Bien que les marathons se vendent à un rythme record, chaque directeur de course doit tenir compte d’un important facteur de désistement lors de l’achat de fournitures pour le jour de la course, comme l’eau, la nourriture et les médailles. À Boston, le taux de désistement pour le marathon est de 8 à 10 %, mais pour le semi-marathon, il est d’environ 22 %, indique Mme McGillivray. Selon M. McBride, le taux de désistement est de près de 20 % pour le marathon d’Ogden. Seul bémol : les coureurs internationaux. « Nous avons un engagement à 100 % de la part des coureurs qui viennent de l’étranger », dit-il.

12. Suivez et documentez les résultats clés.

Lorsque la Fondation GOAL a repris la gestion du marathon d’Ogden en 2006, M. McBride n’a pas reçu de manuel d’organisation. Il a donc créé le sien. Aujourd’hui, il consigne chaque année toutes les leçons apprises dans un livre de plus de 300 pages (format physique et numérique), qu’il met à jour chaque année avec les contacts clés, les délais et les détails.