Le déménagement d’un siège social peut passer trop rapidement d’une phase passionnante à une phase difficile. Que vous augmentiez ou réduisiez vos effectifs pour des raisons d’efficacité, que vous déménagiez en ville ou à l’extérieur, il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte. Si vous êtes amené à coordonner le déménagement de votre bureau, nous vous proposons quelques conseils clés pour que ce processus passe en toute sérénité.
Planifiez bien à l’avance
Si possible, commencez à planifier votre déménagement 4 à 6 mois avant de vouloir réellement faire la transition afin de régler tous les détails sans vous surcharger. Une fois que vous savez que vous allez déménager dans un nouveau bureau, délimitez l’espace et décidez de l’agencement. Cela vous permettra de planifier vos besoins en matière de nouveaux équipements de bureau et donnera aux employés la possibilité de planifier eux-mêmes leur nouvel espace. Créez un plan ou un plan d’étage et mettez-le à la disposition des employés et des déménageurs afin que tout le monde connaisse le plan à venir.
Engagez votre entreprise de déménagement à l’avance
Étant donné que le transfert d’une entreprise implique beaucoup d’équipements et de détails, assurez-vous d’obtenir un devis complet et de faire appel à une entreprise de déménagement à service complet 1 à 3 mois à l’avance. Assurez-vous qu’elle a de l’expérience dans le domaine de la relocalisation commerciale et demandez-lui de vous fournir un devis sur place pour le déménagement ou mieux encore, obtenez des recommandations d’autres membres de votre réseau qui ont déjà déménagé des bureaux. Les déménageurs doivent être tenus au même niveau professionnel que toute autre personne avec laquelle vous faites affaire.
Faites appel à l’équipe informatique
Donnez à votre équipe informatique un préavis de trois mois pour commencer à planifier le transfert de tout ce qui est technique : équipement, plans internet, connexions téléphoniques, etc. Ils devront évaluer le nouvel espace pour toute mise à niveau nécessaire, que ce soit au niveau de l’infrastructure ou des équipements apportés dans les nouveaux bureaux. Lorsque vous déménagez un bureau d’entreprise, vous voulez que votre atterrissage soit le plus harmonieux possible sur le plan technique, alors faites les démarches bien à l’avance.
Faites un nettoyage en profondeur
N’apportez pas de choses dont vous n’avez pas besoin ! Déchiquetez tous les papiers inutiles, débarrassez-vous du mobilier de bureau qui a accumulé la poussière et vendez ou donnez du matériel dont vous n’aurez plus besoin. Tout ce que vous choisissez de donner peut-être utilisé comme déduction fiscale. Vérifiez donc avec vos comptables pour savoir quel type de traces écrites vous devez créer au fur et à mesure de votre purge.
Commandez du nouveau matériel bien à l’avance
Vous voulez avoir tout ce dont vous avez besoin lorsque vous déménagez, alors un à deux mois à l’avance, passez vos commandes de matériel et de mobilier neufs afin qu’ils soient là et prêts à être déballés et installés. Attention toutefois à ne pas commander trop d’articles volumineux, sinon vous finirez par payer deux fois leur expédition : une fois pour vous rendre chez vous, et une fois pour être déménagé… à nouveau. Coordonnez-vous avec vos fournisseurs pour que vos achats arrivent au nouveau bureau juste avant que vous n’emménagiez.
Mettez votre adresse à jour partout
Assurez-vous que vos clients savent que vous déménagez et mettez à jour votre site web, vos cartes de visite, votre papier à en-tête et vos autres supports publicitaires environ une semaine avant le déménagement. Prenez contact avec Google pour faire modifier votre inscription en ligne et votre adresse un mois à l’avance. Ce changement peut prendre un peu plus de temps pour être effectif, car ils doivent envoyer des documents de confirmation. Mettez également à jour les informations concernant les fournisseurs pour vous assurer que les futures livraisons seront effectuées à la bonne adresse.
Planifiez les réunions avec les clients et les délais de manière appropriée
Prévoyez une zone tampon autour du bureau pendant au moins trois jours, sans rencontres avec les clients ni échéances importantes. Personne n’aime courir partout pour trouver un endroit propre où tenir une réunion, et il est plutôt stressant d’avoir un gros rapport à rendre le jour du déballage de votre poste de travail. Une fois que vous avez fixé la date de votre déménagement, marquez-la sur les calendriers et planifiez en conséquence.
Faites-en sorte que les employés soient bien organisés
Lorsque les employés emballent leurs biens et leurs fournitures individuelles, faites-les inscrire leur nom à plusieurs endroits à l’extérieur de la boîte afin que les déménageurs puissent les placer à l’endroit approprié selon le plan que vous avez établi. Pour être encore plus sûr, vous pouvez également placer les cartons nominatifs aux bons endroits dans votre nouveau bureau pour aider vos déménageurs à être efficaces et organisés.
Pour les grandes entreprises, utilisez un code de couleur
Si le déménagement des bureaux implique la coordination de plusieurs services et d’un personnel nombreux, la plupart des sociétés de déménagement commerciales auront probablement un système qu’elles recommandent pour que tout le monde reste organisé. Les codes de couleur sont une option qui a bien fonctionné pour beaucoup et votre société de déménagement peut même avoir des étiquettes pour que vous puissiez gérer les choses à l’autre bout de votre déménagement. Assurez-vous que vos employés comprennent bien le fonctionnement du système !
