L’accueil téléphonique est d’une importance capitale pour une entreprise, car c’est souvent par l’intermédiaire du téléphone qu’elle est contactée par ses clients. Et s’il y a bien une chose que ces derniers détestent, c’est être mis en attente ou encore lorsque leur appel n’aboutit pas. Toute entreprise voulant établir une bonne relation avec sa clientèle doit donc confier son service d’accueil téléphonique à des personnes qualifiées. Pour cela, faire appel à un prestataire de service en permanence téléphonique est une solution envisageable.
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
Le téléphone est l’un des principaux outils de communication pour gérer des relations commerciales. D’où l’importance de la permanence téléphonique pour les entreprises. Il s’agit d’un service qui permet de rester en contact avec vos clients de façon continue. C’est la meilleure solution pour assurer d’être joignable à tout moment et d’être mieux organisé en interne.
De plus, malgré les avancées des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), le téléphone reste le mode de communication favori des consommateurs avec les entreprises. En effet, rien ne vaut une vraie conversation avec un être humain réel pour obtenir de la satisfaction. Ce service s’impose ainsi dans divers secteurs d’activité.
Les principales missions d’une permanence téléphonique sont :
- Assurer un bon accueil téléphonique aux appelants
- Fournir des informations exactes
- Transférer les appels vers les services concernés si nécessaire
- Gérer l’agenda professionnel du client
- Identifier chaque appelant
- Filtrer ou trier les appels
Pourquoi opter pour l’externalisation de son service d’accueil téléphonique ?
Actuellement, de plus en plus de chefs d’entreprise choisissent d’externaliser leur service d’accueil téléphonique. Ils ont compris l’importance de la permanence téléphonique pour le bon fonctionnement et le développement de leur entreprise.
Pour des raisons économiques
Gérer son accueil téléphonique en interne nécessite un assez gros budget. En effet, il vous faudra embaucher du personnel et investir dans des infrastructures bureautiques supplémentaires. Pour faire de l’économie, il est donc préférable d’opter pour l’externalisation. En plus d’être dispensé des charges sociales liées à l’embauche, vous gagnerez plus d’espace dans vos locaux qui pourront servir à des fins plus importantes. Ou vous pourrez tout simplement diminuer l’espace à louer.
Pour être disponible à tout moment
La permanence téléphonique permet aux clients de joindre votre entreprise à tout moment, même en dehors de l’ouverture de vos bureaux. Certains services de permanence téléphonique proposent même une assistance 24 h /24 7j/ 7. Chacun de vos appels entrants sera alors reçu et vous ne perdrez donc plus aucun client.
Pour avoir plus de temps à consacrer à son cœur de métier
Dans les grosses entreprises, les appels entrants se font très fréquemment. Les personnels en interne, en plus de devoir répondre, sont également confrontés au bruit incessant de la sonnerie du téléphone. Ce qui peut devenir très désagréable et dérangeant pour ces derniers. Être sans cesse interrompu pourrait impacter leur productivité. Et étant agacés, les clients pourraient être mal accueillis. Avec l’externalisation du service d’accueil téléphonique, vos clients pourront vous joindre sans que cela impacte le travail de vos personnels. Et ils seront reçus par des agents spécialisés dans ce domaine.
Pour obtenir des services adaptés à son activité
Faire appel à un service de permanence téléphonique c’est également profiter du savoir-faire de personnes formées, qualifiées et expérimentées. En fonction de votre activité, un prestataire en permanence téléphonique mettra à votre disposition des agents spécialisés pouvant répondre à vos attentes. Que ce soit un secrétaire médical, juridique, commercial ou autre.
Pour avoir un meilleur contrôle sur son budget
Externaliser la gestion de vos appels téléphoniques vous permet de mieux contrôler votre budget. Un prestataire de service en permanence téléphonique vous facturera en fonction du volume réel d’appel effectué pour votre entreprise et vous pourrez suivre vos appels de manière précise. Ce qui n’est pas le cas avec un service de secrétariat en interne.
Pour gagner en réactivité
Grâce à une permanence téléphonique externalisée, vos clients ont la possibilité de vous contacter sur des plages horaires élargies. De ce fait, le téléopérateur pourra vous transférer directement les messages ou les rendez-vous importants. Vous pourrez ainsi mieux gérer les imprévus.
