Comment faire une saisie de données ?

La saisie de données consiste à intégrer toutes les informations d’une entreprise dans un ordinateur. Le professionnel qui se charge de cette tâche intervient lorsque les documents proviennent de supports physiques comme le papier ou lorsque le contenu des fichiers doit être encore modifié avant leur intégration. On peut parler de traitement de résultats d’enquête, de numérisation d’un annuaire ou une saisie de formulaire.

Engager un professionnel en saisie de données

Les opérateurs de saisie de données sont des professionnels méthodiques et rigoureux, ayant une bonne connaissance des données à traiter. Quelques fois en freelance, ils sont habiles dans les divers outils de traitement de données et peuvent intervenir directement sur le front office ou le back-office avec les outils de gestion de contenu. Un opérateur de saisie est rémunéré au volume de travail effectué, c’est-à-dire au nombre de mots rédigés ou au nombre de lignes de feuille de calcul remplies. La mission se fait donc à la demande et uniquement en cas de besoin. La saisie de donnée s’effectue avec des outils de traitement de texte comme Microsoft Word, Google Docs ou FreeOffice.

Certains documents nécessitent des modifications et de saisis manuels avant leur transfert vers la base de données où ils seront stockés en attendant une utilisation ultérieure. Pour limiter le coût de cette opération longue et fastidieuse, il est conseillé d’externaliser les travaux en le confiant à des opérateurs web professionnels.

Saisie de données : une tâche essentielle pour une entreprise

La saisie optimisée agit au niveau des économies de papier. De nombreuses entreprises ont mis en place des politiques de réduction de l’usage du papier et de recyclage, principalement au niveau de l’impression des documents. Toutefois, malgré ces efforts, la consommation de papier ne cesse d’augmenter en France et la consommation mondiale devrait augmenter de près de 20 % d’ici 2020.

L’entreprise n’est tenue de payer que si le travail livré est conforme au cahier de charge c’est-à-dire que le travail est de qualité, conforme aux consignes, respectant le deadline et ne comporte pas de duplication par exemple.

Les conditions d’un travail de saisie de donnée

Le respect du secret professionnel est important comme condition d’un travail de saisie de donnée. Cela est inclus dans le contrat. L’opérateur de saisie de donnée doit respecter ses engagements et ses garanties en matière de saisie des données personnelles d’une entreprise. C’est comme une clause de confidentialité.

Lorsqu’on décide donc de sous-traiter la saisie de données à un prestataire, il faut le faire signer ce genre d’engagement dans la partie contractuelle. Ce contrat doit prévoir les clauses classiques notamment le délai de livraison et pénalités en cas de retard, service non rendu, procédure en cas de faillite… il doit mentionnée également les clauses plus particulières au traitement des données. On peut citer par exemple la propriété intellectuelle des données, la confidentialité des données, les délais de stockage et de destruction des données après traitement et le non-transfert des données…

Il se peut qu’on ait des données sensibles à traiter. Il faut prévoir contre les éventuels litiges en assurant que les opérateurs de saisie sous-traitants soient soumis au secret professionnel.