Pourquoi passer à la signature électronique
La transformation vers le monde numérique n’est plus une notion obscure uniquement développée lors des congrès ou des salons professionnels. Elle figure également dans la réalité des entreprises. Cependant, elle reste bien inachevée. Il est à présent temps de finaliser l’optimisation de la transition digitale des entreprises. Il ne faut plus s’attarder sur des points de la transition. La plupart des entreprises entrent dans le processus de dématérialisation des outils et des méthodes de travail.
La taille, les structures et le secteur d’activités déterminent la complexité du processus. La volonté des dirigeants et des managers est indispensable pour tout basculer vers le tout numérique. Les contrats et les documents sont de nos jours dématérialisés. La validation et la signature peuvent également être dématérialisées. La dématérialisation consiste à transformer tous les processus compris la finalisation de contrats ou de documents par des signatures électroniques. Il ne faut donc plus utiliser de papier ni de stylos.
Avantages de la signature électronique : sécurité des contacts
Il est important de connaître que la signature électronique ou la signature en ligne est valable juridiquement si les critères sont bien remplis. Ces critères sont fixés par la règlementation européenne et livrés par une autorité de certification. Il faut choisir une solution de signature électronique qui dispose d’une valeur juridique qui permet d’apposer sur le document signé un certificat électronique. Cela permet aussi d’établir une intégrité du document concerné et une authentification des signataires. Aussi, il existe 3 niveaux de signatures en ligne qui sont associés à des niveaux de sécurité et d’identification. Pour cela, il faut choisir entre la signature en ligne simple, avancée ou celle qui est qualifiée. En effet, il peut avoir des risques associés et des contraintes juridiques liés à certains documents. Le choix de signature électronique dépend aussi de l’équilibre trouvé entre la simplicité d’usage et la sécurité. La plupart des signatures électroniques sont des signatures qui sont simples. Elles sont souvent bien sécurisées pour la plupart des transactions. Pour la signature en ligne, si elle est effectuée au moyen d’une solution certifiée, la sécurité des contractualisations est bien garantie. Elle permet aussi de conserver les éléments qui attestent le consentement et l’identité des signataires en lieu sûr. Aussi, là signature en ligne personnalisée des documents est plus sûre que les contrats signés sur un papier et rangés dans une pochette, dans une boîte d’archive ou encore dans un entrepôt.
Avantages de la signature électronique : gagner de l’efficacité
Se servir des outils numériques pour rendre les méthodes de travail plus efficaces est l’objectif majeur des processus de transaction digitale. La signature électronique ne fait aucune exception. Le traitement des textes permet de se débarrasser des machines à écrire, les CRM de jeter les boîtes à fiche client. Les e-mails, les ERP et les systèmes logistiques qui sont des outils électroniques ou en ligne permettent d’automatiser les tâches purement administratives. La transformation vers la numérisation est un processus qui permet de connecter l’ensemble des processus et les outils qui sont autrefois isolés et fragmentés. En effet, la signature électronique vient d’entrer dans le système de numérisation. Cela permet d’interrompre les invitations au bureau pour une signature et donc de faciliter les tâches. La signature en ligne favorise l’envoi simultané des documents à signer par mails à l’ensemble des destinataires. Les signataires peuvent ensuite consulter les documents sur l’ordinateur, la tablette ou le téléphone et les signer en quelques secondes grâce à un code de sécurité envoyé par message. Les personnes concernées sont notifiées de la signature des documents et le processus peut poursuivre. Cela permet d’améliorer la réactivité des services.